Un tema recurrente en las capacitaciones que he impartido en lo que va del año es el presupuesto, pues la mayoría de pequeños negocios (incluso algunos no tan pequeños) no acostumbran planificar la administración de sus recursos y predomina la idea de que no es posible hacerlo. El día a día los absorbe y van tomando decisiones sin visión de mediano o largo plazo, sólo se preocupan por “resolver”, lo cual no te permitirá resistir mejor la crisis.

Realmente en tiempos de escasez es cuando mejor debemos administrar lo poco que tenemos y para ello la planificación es elemental, y ahí el presupuesto es tu primer paso pues te ayudará a predecir qué pasará en el corto plazo.

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¿Cómo debe ser un presupuesto en momentos de crisis?

Lo primero que debés tener claro es que no debe limitarse a registrar ingresos y egresos, sino que debe buscar un objetivo. ¿Ya definiste tus objetivos de este año? Simplemente “sobrevivir” no es un objetivo, pero “mantener  mis niveles de ventas por encima de X cantidad”, o “reducir la brecha entre el tiempo de cobro a mis clientes y el de pago a proveedores en X días/semanas/meses”, “optimizar los costos en X%”, sí son objetivos medibles que deben verse reflejados en el manejo del presupuesto del negocio.

¿Qué debo incluir en el presupuesto básico de mi negocio?

Ingresos. De preferencia debemos detallarlos por tipo de producto o servicio, o bien por unidad de negocio (en caso que se administren varios). Ese nivel de detalle te permitirá identificar qué producto o servicio te aporta o resta más.

Egresos. Esto incluye costos y gastos de producción y/o comercialización (planilla incluida), pero además no puede omitir las provisiones que deberíamos ir guardando en concepto prestaciones laborales, tales como seguro social, aguinaldo, pago de vacaciones, indemnización, bonos, viáticos, entre otros. OJO: no me refiero sólo a los beneficios de ley para los trabajadores, sino para quien emprende el negocio (que generalmente se olvida de sus propios derechos laborales).

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Aunque parezca obvio, esos gastos no siempre se incluyen en los presupuestos, por ello vemos a muchas empresas buscando en noviembre cómo honrar el pago del aguinaldo. No podemos continuar así y tampoco esa provisión debe verse como capital de trabajo adicional.

Balance. El resultado por mes y acumulado del año. Tener esta proyección te permitirá identificar con suficiente tiempo de anticipación en qué meses deberás controlar más las salidas de dinero , o bien trabajar estrategias extra para aumentar ingresos.

En la plantilla de presupuesto que descargarás al dar clic a este botón ? tendrás tres pestañas: la de ingresos, la de egresos y la de balance, que podés adaptar según tu giro de negocio y requerimientos específicos. Lo que NO es negociable es la necesidad de llevar un presupuesto, aunque seas solamente vos en el negocio.

El secreto del éxito de tu presupuesto

Para que el presupuesto de tu negocio realmente pueda funcionar hay dos pasos clave:

1. Incluir todos los ingresos y egresos de forma sincera (y limitarlos a la operación del negocio, no incluir gastos personales)
2. Actualizarlo constantemente. Recomiendo destinar al menos un día a la semana (el que tengás menos atareado) para actualizar los números de ese presupuesto. Lo ideal es que tengás una carpeta o recipiente donde vayás guardando todos los recibos y así hagás los cambios fielmente.

¿Cómo planifico los ingresos?

Definitivamente en momentos de crisis las empresas no pueden quedarse estáticas y en ello la planeación es elemental. ¿Con base en qué nivel de ingresos planifico? Yo recomiendo hacer un promedio de tus últimos tres meses de ventas, dejar de un lado (por ahora) los indicadores de años previos que usaríamos en momentos normales.

Revisá cómo estuvo noviembre-diciembre-enero y hacé una estimación de cuánto podría rondar tu nivel de ingresos. OJO: esa cifra debés refrescarla constantemente según se vaya actualizando la información.

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Paralelo al presupuesto detallado hay un indicador que toda empresa, sin importar su tamaño, debe ir evaluando permanentemente: la liquidez. Recordá que esa es la “sangre” de  tu negocio, por tanto, hay que chequearla todo el tiempo para saber si podés o no continuar haciendo frente a tus obligaciones inmediatas. En otro artículo te daré más detalles sobre cómo calcularla.

No dejés pasar más días o semanas. En esta situación adversa debemos cuidar tanto el dinero como el tiempo.

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Pareciera sencillo, algunos dirán: “si se reducen los ingresos, hay que hacer lo mismo con los gastos”, pero no es tan fácil… ¿qué gastos exactamente son los que debemos bajar y cuánto? , ¿Qué pasa con aquellos gastos que no puedo reducir o eliminar, como los compromisos financieros?, entre muchos otros dilemas.

Para ayudarte a tomar mejores decisiones, trato de condensar aquí recomendaciones aplicables a todo tipo de negocios, principalmente pequeños y no formalizados –como son la gran mayoría en este país–:

Reducir gastos

Todas aquellas salidas de dinero que no tengan que ver estrechamente con la operación del negocio, pueden reducirse o eliminarse. La idea es mantener únicamente los gastos relacionados con la producción u operación. Es momento de analizar qué gastos no son indispensables. Esto va desde apagar aires acondicionados y luces, o gastos de oficina como papelería y café, hasta analizar si ese gasto de alquiler es necesario (oficina, local o bodega) o si puede reducirse (cambiar de local, su tamaño o negociar la mensualidad con el arrendador).

José Antonio Sánchez, máster en administración y finanzas de Pro Mujer, recomienda buscar alternativas para adquirir a mejor precio sus inventarios, lo cual es posible con una buena negociación. Recordá que esta situación también la resienten los negocios más grandes, así que ellos también buscan colocar sus productos.

El especialista agrega que otra alternativa es reducir los horarios de atención o laborar con “horarios partidos”.

Para esto debes tener claro primero cuáles son los horarios en que normalmente las ventas son mejores y trabajar en base a esto”, aconseja.

En el caso que trabajés bajo algún régimen laboral en el cual pagués  prestaciones sociales, es momento de mandar de vacaciones al personal, de forma escalonada y organizada. Recordá que legalmente hablando están contempladas las jornadas parciales, incluso para el pago de INSS.

Para vos: ¿Llevás control real de tu negocio?

Proteger tu liquidez

Es momento de cuidar la liquidez más que nunca. El efectivo, dinero en cuentas o cualquier bien que podás realizar y convertir en efectivo con facilidad, es tu tesoro, y para no comprometerlo hay que tomar ciertas medidas adicionales.

Una de ellas es evitar dar crédito y otra es acelerar la recuperación del que tenés colocado. Y si estás pensando en que te será difícil el proceso de cobranza, podés auxiliarte en descuentos por pronto pago, o en incentivos adicionales por cobranza anticipada, en caso que tengás personas que te apoyen con esa tarea.

“Recuerde que tus clientes no te deben solo a tí y pagarán al que llegue primero”, recomienda el especialista de Pro Mujer.

Adicionalmente hay que evitar o reducir al máximo cualquier inversión que comprometa la liquidez del negocio.

Otra medida de protección es dolarizar los ahorros que tengás en córdobas.

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¿Cómo mejorar las ventas?

El especialista recomienda reducir el precio de venta de tus productos o servicios como alternativa rápida para mejorar los niveles de facturación. “En momentos de crisis los consumidores adoptan una posición conservadora y elegirán a quien les provea sus necesidades a un precio menor”, añade. OJO: esta disminución debe ser muy bien analizada, luego de calcular muy bien tus costos de producción/operación.

Sánchez además menciona la posibilidad de modificar tus inventarios, es decir: en el caso que tu giro de negocio no esté enfocado en cubrir algún bien de primera necesidad, optar por productos o servicios de ese orden. “Para ello antes debes liquidar los inventarios de bienes que no sean de primera necesidad y con el dinero que recuperes comprar los nuevos inventarios”.

Lo mismo debemos aplicarlo a los negocios que brindan servicios (y que ahorita están varados, como turismo): no descartés la posibilidad de abrirte hacia una segunda actividad económica, al mismo tiempo que ofrezcás  paquetes a tus clientes, “de tal forma que ellos sientan que están teniendo un ahorro, ofrecerles algo que otros proveedores similares no podrían”. Incluso podés valorar la opción de hacer alianzas con otros negocios para dichos paquetes, ¿por qué no?

Otra estrategia es hacer móvil tu negocio. Es decir, si hasta ahora has estado en un punto fijo, es momento de que te movilices hacia otros puntos donde sientas que hay más afluencia de personas o donde creas que puedas encontrar potenciales clientes y para esto puedes ser muy creativo; no es necesario construir o alquilar un stand, solo basta  que puedas hacer tu espacio con lo mínimo posible”, sugiere José Antonio Sánchez, máster en administración y finanzas de Pro Mujer.

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¿Y las deudas?

Recordá que el contrato de crédito que firmaste es e obligatorio cumplimiento, por tanto, si estás teniendo dificultades en el negocio, es hora de empezar a contactar a tus proveedores y/o a tus acreedores financieros.

En el caso de tus proveedores de insumos o materia prima, si has mantenido buenas relaciones con ellos, podés solicitarles flexibilidad en la fecha de pago.

En el caso de microfinancieras, financieras o bancos, lo mejor es acercarte a ellos antes de caer en incumplimiento (en tiempo o forma) y planteales la necesidad de que te refinancien el crédito. Si has sido buena paga, se amplían las posibilidades para resolver este impasse. ¿Ves por qué es importante mantener buen récord crediticio?

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