Si estás por emprender, o ya estás sobre ruedas, es probable que estés omitiendo en tu estructura de costos algo esencial: la depreciación de tus equipos o bienes indispensables para su funcionamiento. Seguí leyendo para conocer todos los detalles.
Empecemos por aclarar qué es la depreciación: es la disminución del valor real de un bien a medida que se utiliza o sus años de vida útil. Y es que, al margen del uso que se dé, los bienes pierden valor por el simple paso del tiempo, y es algo que como dueña o dueño de negocio, debés tener presente.
Si tu empresa está registrada en el régimen fiscal general, seguramente ya estás habituado/a a este término y su importancia en el cálculo de tus costos y fijación de precios, pero en el caso de las empresas inscritas bajo el régimen de cuota fija y las que aún no están inscritas del todo (informales), no deben omitir tan importante información.
¿Por qué debés conocer y provisionar la depreciación de cada uno de los activos de tu negocio? Primero, porque esto deberías tenerlo ya contemplado en tu estructura de costos y gastos (podrías estar perdiendo mucho si no lo hacés), y segundo, porque si no lo hacés, ponés en riesgo la operación de tu empresa: ¿qué harás para reponer ese bien tan importante para tu negocio cuando deje de funcionar?, ¿vas a correr por un crédito y mientras tanto detendrás tu producción?
Te lo graficamos con dos ejemplos, uno para una empresa de servicios y otra para una empresa que elabora productos:
- Digamos que sos consultor/a y tu principal herramienta de trabajo para generar ingresos es una computadora, cuyo precio es de US$800. Si hoy dejara de funcionar, ¿tenés fondos para reponerla inmediatamente, o dejás de producir ingresos?
- El segundo ejemplo es el de una persona que elabora y comercializa ropa para mujer. Entre los bienes de ese negocio está una máquina de coser. Si esta se daña, ¿con qué seguirá produciendo?, ¿podrá comprarla?
En ambos casos los negocios dependen de esos bienes para producir ingresos, por ello es esencial calcular su depreciación y provisionarla.
Cómo calcular la depreciación
Para hacer este sencillo cálculo necesitás conocer -o estimar- 3 datos: el precio de mercado de ese mismo bien; la vida útil del activo a depreciar (que puede ser en años, o en el número de unidades que puede producir durante su vida útil); y en cuánto podrías realizar/vender ese bien una vez haya cumplido su vida útil, llamado valor de rescate, valor de salvamento o valor residual.
Ejemplo: vamos a suponer que el artículo al que queremos calcular su depreciación tiene un precio de 1,000 dólares y su vida útil es de 5 años. Al cabo de ese tiempo podrías vender ese equipo en US$150. Entonces, la fórmula a aplicar es= (precio del producto – valor de rescate) ÷ vida útil. Esta operación dará como resultado la depreciación anual. Para obtener la depreciación mensual se divide la depreciación anual ÷ 12.
En caso que el activo a depreciar tenga una vida útil por unidades producida, sustituirás el dato y el resultado no será por tiempo, sino por unidad, lo cual automáticamente debés añadirla a tu estructura de costos.
¿Qué uso daré a ese cálculo? Al igual que incluís en tus costos el alquiler, pago de salarios, y similares, debés incluir la depreciación de los activos claves para tu negocio. Sí, debés hacer esta operación con todos los bienes de valor.
Entonces, en el presupuesto de gastos de tu negocio esos US$14.17 del ejemplo, los debés incluir como un gasto más e irlos provisionando (ahorrando), para que al cabo de ese tiempo, podás reponer el bien.
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OJO: si la empresa opera bajo régimen general, para fines fiscales deberá guiarse por el artículo 34 del reglamento de la Ley de Concertación Tributaria, que define cuánto es el tiempo de depreciación (que no necesariamente corresponde con lo que mande el fabricante), lo que es parte de los gastos deducibles de impuestos.
Recomendaciones para provisionar la depreciación
- Si sos consultor/a o trabajás de forma independiente, cada vez que vayás a hacer un trabajo, calcula cuánto tiempo vas a usar el activo y lo debés incluir dentro del precio que vayás a dar.
- El dinero de la depreciación de cada artículo es para su reposición, no debés usarlo para otros fines.
- Todos los meses debés actualizar el presupuesto de tu negocio, pues debido al tiempo de vida útil de cada activo, el monto total en concepto de depreciación puede ir variando.
Como podés ver, el cálculo es sencillo, pero si no lo hacés y no lo incluís en tus costos, tu negocio irá en retroceso. ¡Empecemos a calcular!
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