Por qué (y cómo) se debe hacer el fondo de ahorro para pequeñas empresas

El nuevo –y retador– contexto económico ha implicado numerosos cambios para las empresas, sin importar su tamaño. Pero cada cambio trae consigo (en gran parte de los casos) gastos. Gastos inesperados.

Durante la crisis he visto a muchas pequeñas empresas hacer recortes o cambios en el personal, lo que ha implicado pagar las respectivas prestaciones de antigüedad, aguinaldo proporcional y hasta exceso de vacaciones acumuladas. Pero… en la gran mayoría de casos no tenían ese dinero provisionado, sino que tuvieron que recurrir a usar otros ahorros del negocio o a adquirir deudas para cumplir con esas obligaciones.

También he visto que los clientes de esas pequeñas empresas han pedido extender el tiempo de crédito que les dan para el pago de sus productos, lo que pone en aprietos a los negocios pues no pueden posponer el pago de algunas obligaciones como pago de salarios.

Y la lista de cambios que han llegado (y pueden llegar) producto de la crisis económica que vivimos, es interminable. Lo que no es tan extenso es la lista de cosas que podemos hacer desde nuestros negocios para fortalecerlos ante el cambiante contexto.

Uno de ellos –y eje principal de este artículo– es el ahorro, que en el caso de las empresas no implica tener sólo un tipo, sino varios:

• Ahorro de las provisiones laborales: cada mes debemos ir separando el proporcional del aguinaldo, vacaciones (en caso que se paguen) y antigüedad de cada una de las personas que labora con nosotros. Este dinero debe estar separado de cualquier otro ahorro y no debe considerarse como disponibilidad para capital de trabajo. Es intocable.
• Fondo de emergencias: debemos disponer –como mínimo– del equivalente a dos o tres meses de operaciones. Al igual que el fondo de emergencias personal, deberían ser de 3 a 6 meses, pero esa sería la recomendación en tiempos sin crisis; dada el contexto que enfrentamos tratemos de hacer el máximo esfuerzo para tener al menos dos meses, para protegerte de un atraso en pago de clientes, incobrabilidad o cualquier situación externa que pudiera afectar a nuestros negocios.
• Depreciación y mantenimiento. En las capacitaciones que hacemos con pequeños empresarios hemos detectado que casi ningún negocio contempla la reposición de equipos y el mantenimiento de los mismos, sino que cuando se tiene la necesidad se recurre al crédito. Esto pudiera evitarse con un moderado ahorro fijo para este fin. En un próximo artículo te enseñaremos a calcular adecuadamente la depreciación de tus activos.

¿Cómo hago que mi empresa ahorre?

Al igual que en el plano personal, el ahorro es producto de una sola cosa: planificación. Si vas día a día haciendo tus gastos según los ingresos que llegan, nunca podrás lograrlo. Es necesario tomarse el tiempo para planificar ese ahorro a través de un presupuesto.

Lo ideal es que hagás un presupuesto anual para tu negocio, sin importar el tamaño. En este artículo te explico cómo lograrlo y te comparto una plantilla descargable para que empecés a controlar el dinero de tu negocio y podás anticipar cualquier pico.

Cuando hagás ese presupuesto:

• Establecé los objetivos del negocio. ¿Qué es lo que querés lograr? Tu respuesta debe aplicarse a los números.
• Fijate las metas realistas de ahorro, tanto para provisiones laborales (si tus colaboradores ya tienen cierta antigüedad debés apurarte) como para el fondo de emergencia y reposición de activos. Esas metas mensuales debés incluirlas en ese presupuesto anual.

Además de hacer tu planificación, hay múltiples cosas que podemos hacer en el día a día para reducir gastos y transformarlos en ahorro. Algunas de ellas son:

✔ Reciclar y reutilizar. Muchas veces los negocios gastan de más en material de oficina. Con presupuesto hecho será más sencillo identificar dónde hay más gasto y corregirlo.

✔ Ahorrar energía. Computadoras, maquinaria, luces, entre otras fuentes de gasto deben controlarse. También es clave que sepás medir tu consumo energético; aquí te digo cómo hacerlo.

✔ Digitalizarnos al máximo. Una reunión en línea es mucho más económica que una presencial: cero combustible extra o gastos de representación, pero sobre todo hay ahorro significativo de tiempo que podés usar en generar más ingresos. Este proceso de digitalización también significa sustituir procesos y documentos. Menos papel.

✔ No endeudarse, sino apalancarse. Así como en finanzas personales, en negocios muchas veces hacemos mal uso del crédito. El crédito no debe ser deuda, sino servir para generar más dinero. Si no cumple esta premisa, no tocarlo. Aquí te comparto las 5 reglas para usar el crédito para invertir en negocios.

Como verás, sí es posible reducir los gastos de nuestras empresas, pero esto sólo será posible si vas midiendo su pulso mediante las cuentas. Empezá hoy, cada día que lo postergués es dinero perdido.