Evolución empresarial: Herramientas digitales que mantendrán a flote tu empresa

Escrito por Andrea Salinas

La cultura laboral está cambiando mundialmente. Cual sea el tamaño del negocio o el gremio al que éste pertenezca, debemos adaptar nuestro modelo operativo en uno que nos permita mantenernos a flote de forma remota, o la distancia, especialmente si eso demandan los consumidores.

Es una tarea titánica que implica la transformación casi total, incluso hasta de nuestra concepción del modelo de negocio. Se requerirá de una tonelada de paciencia, investigación de este nuevo entorno y las oportunidades que nos ofrece, flexibilidad para ejecutar las tareas y llevar a cabo responsabilidades, disciplina para encontrar un punto en el que podamos hacer un balance entre la vida personal y laboral.

Es sin duda un camino pavimentado con desafíos, montañas de altibajos para quienes encabezan equipos de trabajo, y buscan la efectividad, así como la certeza en la toma de decisiones durante el proceso de dirección.

Esa es la cuestión exactamente: adaptarnos a los comportamientos y hábitos rápidamente para garantizar la eficacia y productividad de cada miembro del equipo.

Hansell Rivera, manager de marketing digital de Semiosis (empresa que lleva la comunicación digital de Dele Peso a sus Pesos), señala que la adaptación a este nuevo contexto de corte mundial es de ineludible cumplimiento. De ahí la importancia de contar de un amplio abanico de herramientas digitales a fin de crear un entorno virtual acorde a nuestra empresa o giro de negocio.

Destaca que existe decenas de aplicaciones de fácil uso y de mucha utilidad para la empresa a fin de optimizar el tiempo y espacio para cada proyecto, además de la gestión de redes sociales. A continuación, algunas de ellas, que lo mejor de todo: ¡tienen opción gratuita!

Para organizar ideas para tus proyectos y tareas

Google Keep: Aplicación para móvil y computadora. Fue diseñada especialmente para que todo lo que hagás en un dispositivo, se mantenga en el otro sin estar actualizando. Capturás rápidamente (mediante notas, fotografías, notas de voz o links) lo que tenés en mente para algún proyecto futuro y te crea recordatorios posteriores. Posee opción de check list (lista de cosas por hacer) para que podás mantener las tareas en orden con tu equipo. Es una herramienta gratuita similar a Evernote, versión móvil y escritorio, todo se vincula al dispositivo móvil y a la computadora (todo lo que hagás,) podés hacer checklist e ir tachando.

‘’Con esta herramienta, nuestra mente se siente satisfecha al tener todo en orden y una visualización de lo que debés hacer, además que evitás que se queden cosas sin hacer porque se te olvidó’’, afirma Rivera.

Para tus reuniones y conferencias:

Hangouts (o Google Meet): Herramienta por excelencia si tus reuniones son de larga duración y querés hacerlas casi reales. Hangouts mantiene su aplicación para pc y celular. En ambas, la interfaz te permite realizar videollamadas con un máximo de 11 participantes y duración indefinida (a diferencia de Zoom que sólo permite 40 minutos en su versión gratuita). Además, con tu cuenta de Google conectada, podés compartir los archivos que tengás en Drive, más adelante hablaremos de cómo podés hacer esto.

Para la administración de tareas de tu equipo:

Trello: Funciona como software de organización de proyectos, disponible para pc y aplicaciones según sistema operativo, Android y iOS. Mediante tableros, podés agregar las tareas y etiquetarlas con los miembros encargados de esta tarea. Para facilitar el proceso, propone fechas de vencimiento en el que podés agilizar el proceso de un proyecto o trabajo.

Asana: También disponible para aplicación móvil, esta herramienta funciona perfectamente para hacer más eficiente la comunicación con el equipo y organizar las labores de cada uno. Aparte de ser creada por Dustin Moskovitz, uno de los co fundadores de Facebook, posee características similares a las de una interfaz que busca proyectar el correcto funcionamiento de una empresa, siguiendo el proceso de cerca.

La solución para tus ‘‘quinientos’’ archivos, aquí

La nube: Popularmente llamada así, el que tengás todo en línea puede facilitar e incluso ahorrar el trabajo que tengás que hacer en enviar archivos o presentarlos. Estando en videollamada, podés ver y edita documentos en línea y en conjunto con tu equipo de trabajo. La recomendación de Hansell es Google Drive, que posee 15 gigas de almacenamiento gratuitas para organizar tu información por carpetas, etiquetas y documentos en línea y lo mejor es que cualquier actualización se aplica en tiempo real, así te evitás tener que enviar por correo archivos actualizados o confusiones.

Google Drive puede servir para tiendas y empresas que manejan inventarios de rápida rotación, pues todo el equipo puede estar al tanto de las existencias desde su celular o computadora, lo que facilita la atención al cliente, despacho y compras de más mercadería.

¿Envíos grandes? No hay problema:

Webwormhole: Tu aliado para el soporte de archivos de gran capacidad. Sin necesidad de depender de la capacidad máximo de 25 MG de un correo estándar, esta plataforma permite subir los archivos que querés enviar sin importar su tamaño, sólo necesitás un decodificador de código QR que podés descargar aquí para acceder a la plataforma y compartir tus archivos mediante tus contactos de registro en ella o correos externos.

Wetransfer: Sin necesidad de registro, al entrar en esta interfaz podés proceder a enviar tus documentos a un máximo de 3 destinos (correos), esto como opción gratuita, pudiendo enviar hasta 2G en total. Siendo parte de un plan pro, tenés acceso a una contraseña para proteger tus transferencias, 1TB de almacenamiento y 20G de envío por cada vez que querrás transferir. Increíble, ¿no?

**Para tener una relación al 100 con tus clientes:**

WhatsApp Business: Como extensión corporativa de WhatsApp y en afiliación con Facebook, nació una herramienta específicamente dedicada a mejorar la conexión de empresas-clientes y potenciar los contenidos y productos que ofrecés. Podés acceder con un sim diferente al que tenés personal y tener ambas versiones en tu teléfono. No te preocupés, Semiosis te ayuda a configurarlo si tenés dudas. Con WhatsApp Business, tenés como principales ventajas:

Usar respuestas automáticas cuando estás ausente.
Muestra tu perfil empresarial completo (ubicación en mapa, horario, descripción, sitio web o redes)
Añadís y mostrás tu catálogo de productos/servicios a tus clientes agregados.

Canva: Semiosis aclara que, aunque esta plataforma jamás sustituirá la ardua e importante labor de un diseñador gráfico, es una buena alternativa cuando tu presupuesto es limitado. Aquí mejorás la comunicación visual y gráfica de tu empresa así:

Subiendo tus archivos más usados (recursos multimedia, ejemplos, etc.)
Más de 1 millón de plantillas adaptadas a los tamaños de cada red social, con ejemplos amplios de cómo comunicar mejor lo que tenés en mente.
Libertad de crear y guardar tu línea gráfica con un plan Premium a precios módicos. (que siendo para tu negocio, esto jamás se verá como gasto o despilfarro)

Studio Creator: Una extensión y herramienta amiga de Facebook. Con la posibilidad de vincular tu cuenta de Instagram también, podés monitorear el movimiento de tus publicaciones con diferentes métricas y estadísticas. Así como organizar mejor cuando creás contenido y programarlo o guardarlo para publicar después.

En estos tiempos, es más importante que nunca que tu empresa mantenga la conexión con sus clientes y grupos de interés. Como viste, si usás las herramientas adecuadas y una buena planificación, el trabajo remoto o en presencia no implicaría tener que lidiar con la desorganización o el desorden. Asimismo, podés optimizar actividades y procesos en tu empresa con ayuda de la tecnología; es asunto de conocer, probar y ajustar. Para que sigás teniendo consejos de comunicación y marketing para tu empresa, unite a la comunidad de Semiosis aquí.