Una de las preguntas más frecuentes que he recibido durante las últimas semanas –especialmente de parte de micro y pequeñas empresas– es: ¿Se puede planificar las finanzas en el contexto actual? Aunque es normal que en momentos tan adversos como los que vivimos podemos desanimarnos fácilmente y ver nublados nuestros planes y metas, debo decirte con toda sinceridad: en momentos de crisis es cuando más debés invertir tiempo en planificar las finanzas de tu negocio, sin importar su tamaño.
Un tema recurrente en las capacitaciones que he impartido en lo que va del año es el presupuesto, pues la mayoría de pequeños negocios (incluso algunos no tan pequeños) no acostumbran planificar la administración de sus recursos y predomina la idea de que no es posible hacerlo. El día a día los absorbe y van tomando decisiones sin visión de mediano o largo plazo, sólo se preocupan por “resolver”, lo cual no te permitirá resistir mejor la crisis.
Realmente en tiempos de escasez es cuando mejor debemos administrar lo poco que tenemos y para ello la planificación es elemental, y ahí el presupuesto es tu primer paso pues te ayudará a predecir qué pasará en el corto plazo.
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¿Cómo debe ser un presupuesto en momentos de crisis?
Lo primero que debés tener claro es que no debe limitarse a registrar ingresos y egresos, sino que debe buscar un objetivo. ¿Ya definiste tus objetivos de este año? Simplemente “sobrevivir” no es un objetivo, pero “mantener mis niveles de ventas por encima de X cantidad”, o “reducir la brecha entre el tiempo de cobro a mis clientes y el de pago a proveedores en X días/semanas/meses”, “optimizar los costos en X%”, sí son objetivos medibles que deben verse reflejados en el manejo del presupuesto del negocio.
¿Qué debo incluir en el presupuesto básico de mi negocio?
Ingresos. De preferencia debemos detallarlos por tipo de producto o servicio, o bien por unidad de negocio (en caso que se administren varios). Ese nivel de detalle te permitirá identificar qué producto o servicio te aporta o resta más.
Egresos. Esto incluye costos y gastos de producción y/o comercialización (planilla incluida), pero además no puede omitir las provisiones que deberíamos ir guardando en concepto prestaciones laborales, tales como seguro social, aguinaldo, pago de vacaciones, indemnización, bonos, viáticos, entre otros. OJO: no me refiero sólo a los beneficios de ley para los trabajadores, sino para quien emprende el negocio (que generalmente se olvida de sus propios derechos laborales).
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Aunque parezca obvio, esos gastos no siempre se incluyen en los presupuestos, por ello vemos a muchas empresas buscando en noviembre cómo honrar el pago del aguinaldo. No podemos continuar así y tampoco esa provisión debe verse como capital de trabajo adicional.
Balance. El resultado por mes y acumulado del año. Tener esta proyección te permitirá identificar con suficiente tiempo de anticipación en qué meses deberás controlar más las salidas de dinero , o bien trabajar estrategias extra para aumentar ingresos.
En la plantilla de presupuesto que descargarás al dar clic a este botón ? tendrás tres pestañas: la de ingresos, la de egresos y la de balance, que podés adaptar según tu giro de negocio y requerimientos específicos. Lo que NO es negociable es la necesidad de llevar un presupuesto, aunque seas solamente vos en el negocio.
El secreto del éxito de tu presupuesto
Para que el presupuesto de tu negocio realmente pueda funcionar hay dos pasos clave:
- Incluir todos los ingresos y egresos de forma sincera (y limitarlos a la operación del negocio, no incluir gastos personales)
- Actualizarlo constantemente. Recomiendo destinar al menos un día a la semana (el que tengás menos atareado) para actualizar los números de ese presupuesto. Lo ideal es que tengás una carpeta o recipiente donde vayás guardando todos los recibos y así hagás los cambios fielmente.
¿Cómo planifico los ingresos?
Definitivamente en momentos de crisis las empresas no pueden quedarse estáticas y en ello la planeación es elemental. ¿Con base en qué nivel de ingresos planifico? Yo recomiendo hacer un promedio de tus últimos tres meses de ventas, dejar de un lado (por ahora) los indicadores de años previos que usaríamos en momentos normales.
Revisá cómo estuvo noviembre-diciembre-enero y hacé una estimación de cuánto podría rondar tu nivel de ingresos. OJO: esa cifra debés refrescarla constantemente según se vaya actualizando la información.
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Paralelo al presupuesto detallado hay un indicador que toda empresa, sin importar su tamaño, debe ir evaluando permanentemente: la liquidez. Recordá que esa es la “sangre” de tu negocio, por tanto, hay que chequearla todo el tiempo para saber si podés o no continuar haciendo frente a tus obligaciones inmediatas. En otro artículo te daré más detalles sobre cómo calcularla.
No dejés pasar más días o semanas. En esta situación adversa debemos cuidar tanto el dinero como el tiempo.
